흔한 프로젝트 관리 실수 12가지와 예방법


출처: 흔한 프로젝트 관리 실수 12가지와 예방법

IO와 프로젝트 관리 전문가들이 말하는 가장 흔하고 비용 손실을 야기하는 프로젝트 관리 실수를 피하는 방법을 CIO Korea 독자 여러분들과 공유하고자 한다.

너무나 많은 IT프로젝트에서 관리 실수가 발생하고 있다. 많은 CIO들이 이런 불평을 늘어놓고 있다. 실제로 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용한다 하더라도 IT 프로젝트가 계획보다 시간이 (훨씬) 지체되고 예산을 초과하는 경우가 다반사다.

왜 프로젝트의 결과가 좋지 못할까? CIO닷컴은 수십 명의 IT임원들과 프로젝트 관리자들을 대상으로 설문조사를 실시한 결과, 가장 흔하게 발생하는 12가지 프로젝트 관리 실수를 발견했으며, 시간을 소요하거나 잠재적으로 비용이 발생할 수 있는 문제를 예방하기 위한 방법도 함께 제시하고자 한다.

프로젝트 관리 실수 1: 적임자에게 프로젝트 관리를 맡기지 않았다. IT솔루션 업체인 포스3(Force 3)의 컨설팅 서비스 및 프로젝트 담당 부사장 수디르 베르마는 “일반적으로 인력 자원을 배분하면서 PM이 아닌 실무진 찾기에 집중하는 경향이 있다”라고 지적했다. 베르마는 “PM를 기술력이 아니라 참여 가능성을 기준으로 뽑는 경우도 많다”라고 덧붙였다. 하지만 적절한 훈련을 받지 못하거나 경험이 없는 PM은 프로젝트를 망칠 수 있다.

해결책: 프로젝트의 요건에 적합한 기술력을 갖춘 PM을 선임한다.

프로젝트 관리 실수 2: 팀원들이 프로젝트에 전적으로 매달리지 않았다. 프로젝트로부터 영향을 받거나 프로젝트에 참여하는 부서와 인력의 충분한 지원을 받지 못했기 대문에 프로젝트가 실패하는 경우가 종종 발생한다. 효과적인 커뮤니케이션과 직원 교육을 제공하는 커뮤니스폰드(Communispond)의 CEO 빌 로젠탈이 말하는 관리자의 실수는 다음과 같다: 1) 모두의 역할을 분명히 하지 않았다. 2) 프로젝트를 성공적으로 마쳤을 때 모두가 얻게 될 개인적인 보상을 설명하지 않았다. 3) 프로젝트에 대한 각각의 기여도가 어떻게 평가될지 말하지 않았다. 4) 팀원들이 비즈니스는 평상시와 같이 원활히 유지될 것이라고 생각하도록 하게 해 프로젝트에 대한 절박감을 끌어내지 못했다.

해결책: PM은 처음부터 (외부의 직원까지 포함해 활용 가능한 최선의 기술력을 이용해) 팀을 한데 모으고 모두에게 열의를 불어넣을 수 있는 방식으로 프로젝트와 그 중요성에 관한 프레젠테이션을 제공해야 한다.

프로젝트 관리 실수 3: 경영진의 지지를 받지 못한다.

해결책: 코스타 리칸 베이케이션스 & 파나마 럭셔리 베이케이션스(Costa Rican Vacations & Panama Luxury Vacations)의 공동 창업자이자 CMO인 케이시 할로랜은 “기업의 경영진이 프로젝트를 처음부터 끝까지 인정하고 개인적으로 그 성공에 귀속되어야 한다”라고 말했다. 프로젝트 책임자가 명확하지 않다면 무너지게 된다는 게 할로랜의 주장이다.

프로젝트 관리 실수 4: 너무 많은 프로젝트를 한번에 진행한다. 프로젝트 컨설팅 업체 리얼라이제이션(Realization)의 CEO 산지브 굽타는 “대부분의 관리자들이 모든 프로젝트를 한 번에 시작하면 더 많은 것을 얻을 수 있다고 생각한다. 하지만 현실적으로는 역효과가 발생한다”라고 지적했다. “멀티태스킹 때문에 사람들은 속도가 떨어지고 품질이 저하되며 더욱 최악인 것은 사람들이 상대방의 전제조건적 업무가 끝나길 기다리면서 폭포수 같은 멀티태스킹으로 인한 지연상황이 기관 전체에 만연하게 된다는 것이다”라고 굽타는 설명했다.

해결책: “이런 생산성 저하를 피하기 위해서는 우선 WIP(Work In Progress)를 25~50%까지 낮춰야 한다”라고 그는 말한다. “이를 통해 결론 없는 논쟁이 줄어들고 관리자들과 전문가들은 문제 해결에 즉각적으로 대응할 수 있게 된다. 반 직관적이긴 하지만 개방적 프로젝트의 수를 25~50%까지 낮추게 되면 과업의 완성도가 두 배가 될 수 있다.”

프로젝트 관리 실수 5: (정기적인) 의사소통/회의의 부재. 의사소통은 성공적인 프로젝트 관리의 가장 중요한 요소다. 온라인 전략 컨설팅 업체 파킨 웹 디벨롭먼트(Parkin Web Development)의 사장 팀 파킨은 “정기적이면서 분명한 의사소통 없이는 프로젝트가 무너질 수 밖에 없다”라고 경고했다.

해결책: PM과 팀원들에 맞는 날짜와 시간을 선택하여 (가상 또는 직접적으로) 매주 회의를 가지고 이를 유지하라. 특정 일자와 시간을 미리 계획하면 모두가 같은 내용을 이해하고 프로젝트를 진행하는데 도움이 된다.

프로젝트 관리 실수 6: 프로젝트 범위가 구체적이지 않거나 범위가 너무 자주 바뀐다. 할로랜은 “정확한 목표를 설정하지 않은 프로젝트는 무너질 수 밖에 없다”라고 지적했다. 웹 기반의 프로젝트 관리툴 이지 프로젝츠(Easy Projects)의 마케팅 관리자 오즈 나질리는 “프로젝트에서 위험한 것 중 하나가 범위 변경이다. 적절히 조치하지 않으면 시간과 비용이 과도하게 발생하게 된다”라고 덧붙였다. 심지어 로고의 색상 변경이나 웹 사이트의 페이지 추가 등 사소한 것들도 예상치 못한 지연을 발생시킬 수 있다고 그는 말했다.

해결책: 처음부터 프로젝트의 범위를 정의하고 프로젝트를 주기적으로 모니터링 하여 자신과 팀이 그 범위 내에 머무르도록 한다. 그리고 지연을 방지하고 본래의 범위에서 벗어나지 않도록 “변경 요청사항을 본래의 프로젝트 범위와는 따로 관리하고 이것이 일정에 어떤 영향을 끼칠지 예측하며 [각 변화에 대하여] 고객/이해당사자의 명확한 승인을 받으라”고 나질리는 제안했다.

프로젝트 관리 실수 7: 공격적인/과도하게 낙관적인 시간표를 제공한다. “PM들이 고객을 항상 편안하게 해주려는 의도는 좋다”라고 전 소프트웨어 개발자겸 PM이자 현 디지털 에이전시 디지털엑스브릿지(DigitalXBridge)의 CEO인 제이 멜론은 설명했다. “하지만 계속해서 기한을 어기게 되면 고객에게 불신과 짜증만 유발할 뿐이다.”

해결책: “좋은 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 많은 작업 항목과 이용할 수 있는 자원의 범위를 관리할 수 있다”라고 그는 말했다. 하지만 “특히 기술의 세계에서는” 프로젝트에 대한 추가적인 시간과 자금, 즉, 약간의 여유를 두는 것이 중요하다.

프로젝트 관리 실수 8: 유연하지 못하다. 자신의 프로젝트 계획이 완벽하다고 생각하겠지만 “목표를 달성하기 위해 누가 무엇을 언제 해야 하는지에 대한 계획을 따르되 중간중간 얻게 되는 새로운 정보에 제안사항에 귀를 기울여야 한다”라고 비영리 소프트웨어 및 서비스 제공업체 블랙바우드(Blackbaud)의 PM 캐롤 울프는 밝혔다.

해결책: “한 걸음 물러나 다양한 관점에서 전반적인 프로젝트를 새롭게 살펴보고 지금까지의 진척 상황을 검토하며 이미 바뀐 것들을 기준으로 앞으로 프로젝트를 어떻게 개선할 수 있을지 생각해 보는 것은 고무적인 일이다”라고 그녀는 설명했다. 그렇다고 지속적으로 변화를 꾀해야 한다는 것은 아니며 프로젝트에 도움이 될만한 제안사항을 개방적으로 받아들여야 한다는 것이다.

프로젝트 관리 실수 9: 변화를 승인하고 추적하기 위한 시스템을 마련하지 않았다. 계획 및 비용 관리 SW 업체인 에코시스(EcoSys)의 경영 부사장 크리스틴 버거루드 “때때로 프로젝트의 성공 또는 실패는 프로젝트가 시작된 후에 발생하는 변화에 전적으로 달려 있다”라고 지적했다. 하지만 변화를 승인하고 추적하기 위한 시스템이 마련되지 않는 경우가 다반사다.

해결책: “반드시 따라야 하는 명확한 프로세스를 마련하는 것은 비용이 얼마나 발생하며 그 비용이 왜 필요하고 전반적인 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 등 관련된 세부사항이 변화를 승인하기 전에 파악할 수 있도록 하는 최선의 방법이다. 또한 프로젝트를 진행할 때와 프로젝트를 마쳤을 때 성과를 평가할 수 있는 가장 효과적인 방법이기도 하다.”

프로젝트 관리 실수 10: 프로젝트를 세부적으로 관리했다. 광학관련 제품을 판매하는 온라인 소매업체 옵틱스플래닛(OpticsPlanet)의 수석 마케팅 전문가 마이클 벡은 “아이 돌보듯 하지 말라”고 충고했다. “PM들은 종종 자신을 집행자로 여기고 프로젝트 팀의 진척상황과 업데이트를 감시하는 경우가 흔하게 발생한다”라고 벡은 지적했다.

해결책: “프로젝트 팀을 감시하는 대신 처음(예-시작 회의)부터 프로젝트 중간에 주기적인 업데이트가 예정돼 있다는 사실을 주지시키자. 이를 통해 팀원들은 주간 업데이트가 필요하다는 사실을 인지하고 어떤 문제 또는 지연상황을 미리 보고할 것이다.”

프로젝트 관리 실수 11: 소프트웨어가 모든 프로젝트 관리 문제를 해결할 것이라 기대했다.서버센트럴(ServerCentral)의 IT운영 책임자 팀 요컴은 “사람들이 문제를 해결하기 위해 소프트웨어를 사용하기도 한다. 비록 프로젝트가 더욱 명확해진다 하더라도 기존 프로세스는 여전히 망가진 상태다”라고 설명한다. 이 경우에 각 프로젝트/중요한 사건을 효과적으로 발전시키는데 집중하지 않고 잠재적으로 비용이 많이 발생하는 소프트웨어를 프로젝트의 확인 목록으로써만 활용하는 경우가 발생하게 된다는 게 요컴의 설명이다.

해결책: “팀원 모두가 편리하게 사용할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어를 현명하게 선택하라. 그리고 사용자들을 적절하게 교육해 프로젝트 추적을 위한 시스템을 구축하라. 소프트웨어가 아무리 훌륭하다 해도 프로젝트 팀원만큼 뛰어나진 않다는 점을 기억하라”고 그는 강조했다.

프로젝트 관리 실수 12: 성공을 정의하기 위한 지표를 마련하지 않았다.

해결책: “PM이 가장 먼저 해야 할 일은 최종 사용자들이 무엇을 성공적으로 완료된 프로젝트라고 생각하는지 스스로 이해하는 것이다”라고 네티지 솔루션즈(Netage Solutions)의 고객관계 책임자 케빈 화이트는 밝혔다. 무엇이 성공적인 프로젝트를 이끌어내는지 이해하면 프로젝트가 마무리 되었을 때 [모든] 당사자들이 만족감을 얻을 수 있다.

여기에 포함도지 않은 흔한 프로젝트 관리 실수를 경험한 적이 있다면, 댓글로 남겨주기 바란다.

*Jennifer Lonoff Schiff는 마케팅 커뮤니케이션 기업을 운영하며 CIO닷컴에 기고문을 쓰고 있다. ciokr@idg.co.kr

 

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