프로젝트 관리·추적은 이렇게 ‘7가지 체험 팁’


출처: 프로젝트 관리·추적은 이렇게 ‘7가지 체험 팁’

프로젝트를 관리하는 수십 가지의 솔루션이 존재하지만, 정말이지 어려운 것은 인간을 관리하는 것이다. CIO.com 은 수십 명의 IT 임원 및 프로젝트 관리자들에게 팀 구성원들이 무엇을 하고 있는지 파악하는 방법, 그 진척상황을 추적하는 방법, 잠재적인 문제점을 손쉽게 파악하고 예방하는 방법에 관해 질문해 보았다. 그들이 제시한 것들 중 상위 7개 사항을 아래와 같이 정리했다.

  1. 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 미리 정의하라. “관리자로써 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 명확히 정의하는 것이 중요하다”라고 웰스 파고 & 컴패니(Wells Fargo & Company)의 정보 서비스 담당 부사장 웨인 멕지안은 조언했다.

그는 “목록에 적힌 과업을 줄줄 읊는다고 해서 팀원들이 어떤 결과를 달성해야 하는지 이해하고 적절히 대체하는 것이 아니다”라며, 따라서, 시작부터 로드맵과 일정을 마련하고 팀이 주요 과제를 충족시키는지 주기적으로 확인할 필요가 있다고 설명했다.

  1. 문서와 파일을 공유할 수 있는 툴을 사용하라. “언제든지 프로젝트 진행상황을 파악할 수 있는 구글 문서도구Google Docs)를 사용한다”라고 놀리지 캐피탈 컨설팅(Knowledge Consulting Capital)의 사장 존 폴 엥겔은 밝히며, “심지어 고객들도 함께 진척 상황을 파악할 수 있다”라고 전했다.

그렇다면 공유가 프로젝트 진척에 어떤 도움을 줄까? 엥겔은 다음과 같이 설명했다.

“가시성은 감시와 검토의 수고가 줄어든다는 것을 뜻한다. 나는 그들이 업무를 처리할 수 있다고 생각하며, 그렇지 못할 때는 모두가 알게 될 것이다. 가시성의 수준은 문제를 조기게 파악하는데 도움이 된다.”

  1. 팀원들과 주기적으로 만나라. USTA(United States Tennis Assocation)의 CIO 래리 본판테는 “매달 직접 보고 회의를 통해 주요 계획과 전반적인 사태를 논의하며 각 사람이 중요하다고 느끼는 것에 대한 업데이트를 공유한다”라며, “사람들과 주기적으로 만나면 그들이 성공할 수 있도록 지원하는 방법을 파악하고 프로젝트가 목적에서 크게 벗어나지 않도록 할 수 있다”라고 전했다.

  2. 메모하고 후속 조치를 취하라. 고용인 성과관리 서비스를 제공하는 할로겐 소프트웨어(Halogen Software)의 IT 책임자 마진 아부세이도의 팁이다.

그는 “프로젝트를 순조롭게 진행하기 위해 나는 (피드백 센트럴이라는) 온라인 성과 저널에 정기 성과 지표를 저장한다. 그리고 나서 이 피드백을 사용해 직원들과 주간 회의를 진행한다. 연간 목표를 달성하는 데에도 이 피드백을 사용한다”라고 말했다.

  1. 진척 상황과 도움의 필요 여부를 물어보되 세부사항은 위임하라. “편안한 상황에서 참여를 유도하고 사람들을 파악하라. 그들의 삶에 대해서 질문하고 진척 상황을 살피며 그들의 업무 진행을 위해 무엇을 도울 수 있는지 생각해 보라”라고 본판테는 말했다.

멕지안도 유사한 조언을 남겼다. 그는 “주기적인 의사소통을 통해 진척 상황을 파악할 수 있을 뿐 아니라 프로젝트 중 만나는 장애물을 극복하는데 도움이 된다”라고 전했다. 하지만 주위를 서성이면서 계속해서 “어떻게 되가?”라고 묻는 행위는 삼가는 것이 좋다는 설명이다. 지속적인 참여는 중요하지만, 이에 못지 않게 팀 구성원들이 업무를 처리할 시간과 여유를 주는 것도 중요하다고 그는 덧붙였다.

  1. 화상회의와 IM 을 사용해 먼 곳의 직원들과 연락을 유지하라. 중소기업을 위한 웹, 이메일, 네트워크 보안 소프트웨어 및 서비스를 제공하는 GFI 소프트웨어(GFI Software)의 글로벌 프로덕트 관리자 세르지오 갈린도는 “면대면 상호작용을 위해 IM 과 화상회의 플랫폼 등의 의사소통 툴을 사용하라”라고 강조했다.

약 70여의 저개발 국가에서 면역제를 공급하는 GAVI 얼라이언스(GAVI Alliance)의 기술담당 부사장 레이슨 레이도 클라우드 기반 화상화의 서비스를 통해 직원 및 벤더들과 모든 IT 회의를 진행한다며 “나는 사무실에 마련된 시스템을 데스크톱 솔루션과 스카이프(Skype)에 연결할 수 있다. 신뢰할 수 있고 사용도 간편하기 때문에 이를 관리할 내부 직원이 필요 없다. 다른 사람들이 사용하는 비디오 서비스에도 구애 받지 않는다”라고 전했다.

  1. BYOD 친화적 정책을 고려하라. “BYOD 친화적 정책을 통해 모든 직원들은 관리자들과 언제 어디에서든 필요에 따라 연락을 취할 수 있다”라고 교육용 프로그램 제공자 업체인 로지컬 오퍼레이션스(Logical Operations)의 CEO 빌 로젠탈은 말했다.

그는 “직원들이 기업의 시스템에 손쉽게 접근할 수 있다면, 관리자는 직원들의 업무 상황을 빠르게 파악할 수 있다”라며, “보고서와 프로젝트를 파악하기 위한 수고를 덜 수 있다”라고 전했다. ciokr@idg.co.kr

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