‘프로젝트 계획은 이렇게’··· 10가지 가이드라인


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팁 1.  EPMO(Enterprise Project Management Office)를 구성하는 문제를 토론해야 하며, 이에 걸맞은 지식과 스킬, 경험을 갖추고 있어야 한다. 그리고 전사적인 전략 목표에 일치되게 활동을 계획해야 한다.

팁 2. 기업에 중요한 사항들을 소통시키고, 평가하기 위해 경영진과 함께 핵심 성과 지표(KPI)를 만들어야 한다.

팁 3. 각 프로젝트가 끝나면, PMO와 경영진은 전사적인 목표를 기준으로 프로젝트의 성공률을 정량화 해야 한다. 또 향후 비즈니스를 올바른 방향으로 유도하려면 프로젝트를 어떻게 바꿔야 하는지 결정해야 한다.

적절하고 적합한 프로젝트 기획을 계획
프로젝트 기획은 즐겁거나 돋보이는 일이 아니다. 그러나 프로젝트 관리에서 가장 중요한 부분이다. 프로젝트가 개시된 후 문제가 발생해 이를 수정하는 위험을 줄이기 위해, 많은 시간과 에너지를 투자해 세부 사항과 필요 사항을 챙겨야 한다. 프로젝트 관리자는 자신에게 할애된 시간의 70%를 프로젝트 기획 단계에 투자해야 한다.

팁 4. 경영진에게 전사적인 기획 회의 주관 및 참여를 요청해야 한다. 이런 회의가 공통된 비전을 창조하고, 목표를 이해하지 못하거나 달성하지 못하는 위험을 줄이고, 프로젝트의 성공 확률을 높인다는 점을 강조한다. PMI의 조사에 따르면, 효율적인 PMO의 성공률이 기업의 재무 성과로 이어진다.

효과적인 커뮤니케이션을 계획
커뮤니케이션이 효과적이지 못해도 큰 피해가 없다고 생각할지 모르겠다. 그러나 프로젝트에서는 단어 하나, 행동 하나가 전체 프로젝트를 좌초시키는 연쇄 사고를 불러올 수 있다.

왜 그럴까? 프로젝트에서는 사람이 중요한 자원이다. 그런데 사람은 편견과, 경험, 개인적인 목표, 문화적 기준, 직업 윤리가 각기 다르다. 또 때론 개인의 삶이 업무에 개입되기도 한다. 이 모두가 ‘불통’을 초래한다. 따라서 자주, 그리고 효과적으로 커뮤니케이션을 하는 것이 프로젝트 관리에 아주 중요하다. 특히 프로젝트 매니저가 중점적으로 챙겨야 한다.

팁 5. 신뢰와 투명성, 목적, 집중, 에너지, 동기 부여, 일관성, 유연성, 접근성, 확실성, 존중, 자신감, 솔선수범을 바탕으로 업무를 추진해야 한다.

팁 6. 프로젝트 팀의 규모가 지나치게 크다면, 커뮤니케이션을 더욱 쉽게 관리할 수 있도록 작은 그룹으로 나눈다. 그리고 전체 프로젝트 팀의 최신 활동을 정례적으로 커뮤니케이션 한다.

온라인 양식 플랫폼 회사인 조트폼(JotFrom)을 창업한 에테킨 탱크는 “개발 팀의 규모가 커지면서 문제에 직면했었다. 개발 팀의 구성원이 10명이 넘어서자 커뮤니케이션에 문제가 생겼다. 일이 늦어졌으며, 비효율적이 되고 말았다”라고 사례를 전했다.

탱크는 이 문제를 해결하기 위해 그룹을 CFT(Cross Functional Team)으로 나눠, 한 가지 사안에만 집중하도록 만들었다. 그는 “그 결과, 집중력이 높아지고, 민첩하게 행동할 수 있었다. 더 빨리, 더 나은 결과를 만들어낼 수 있었다”라고 설명했다.

이해 관계자를 계속 동참시킬 방법을 계획
이해 관계자의 호응을 얻어, 이들을 프로젝트 시작부터 끝까지 동참시켜야 한다. 그러기 위해서는 프로젝트 매니저를 신뢰할 수 있도록 만들어야 한다. 또 이들이 프로젝트가 필요한 이유, 자신들에게 도움이 되는 이유, 자신들의 역할을 이해해야 프로젝트를 전적으로 지원한다.

팁 7. 이해 관계자를 참여시키기 전에, 프로젝트 매니저 본인이 100% 몰입을 해야 한다. 투명성을 유지하고, 제때 커뮤니케이션을 하고, 팀원들의 역할과 책임 분야, 기대치와 목표를 명확히 한다.

팁 8. 갈등이 있다면 즉시, 직접적으로 해결해야 한다. 근본 원인을 찾고, 가능하다면 이해 관계자가 해결 과정에 참여할 수 있도록 기회를 제공한다. 사람이란 문제의 당사자로 인식되는 대신 해결책의 일부로 참여했을 때 긍정적으로 행동을 하게 된다.

성과를 감시하고 측정할 방법을 계획
프로젝트를 성공적으로 관리하고 있는지 알 수 있는 유일한 방법은 시간과 비용, 품질 측면에서 성과를 측정하는 것이다. 그리고 성과를 측정할 수 있는 유일한 방법은 이를 정기적으로, 그리고 적극적으로 모니터링 하는 것이다. 효과적으로 성과를 감시하고 측정해야, 프로젝트 일정, 예산, 기타 기업이 요구하는 목표와 결과물이 달성되고 있는지 알 수 있다.

팁 9. 활동과 예산, 일정 모니터링과 측정에 사용할 기법과 방법을 결정한다. 그리고 이를 자주 이용해야 한다. 그리고 프로젝트 팀과 이해 관계자, 경영진에게 그 결과와 필요한 시정 조치를 커뮤니케이션 해야 한다. 또 이를 처리할 책임자를 지정한다. 후속 조치에도 만전을 기해야 한다. 이런 활동이 프로젝트 동안 반복되어야 한다.

필요한 툴/기법/방법을 확보하는 계획
‘업무에 적합한 툴이 필요’라는 표현이 진부하게 들릴지 모르겠다. 그러나 프로젝트 관리는 아주 복잡하다. 불필요한 차선책을 줄이기 위해 자동화 할 수 있는 작업을 자동화 해야 한다.

팁 10. 프로젝트 초기 단계에 기업 내부와 외부에 프로젝트를 성공적으로 추진하게끔 도움을 주는 필수 툴이 존재하는지 파악한다. 프로젝트가 깊이 진행된 후 중요한 자원이 부족한 문제가 발생해서는 안 된다. 초기에 이를 찾는 것이 프로젝트 각 단계와 전체의 결과를 좌우한다.

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